Cómo hacer una factura en el portal del SAT gratis

Facturar por tu cuenta es más sencillo de lo que parece, sobre todo si eres persona física y emites pocos comprobantes al mes. El portal del SAT pone a tu disposición un servicio gratuito de facturación con el que puedes generar tus CFDI sin instalar programas ni pagar mensualidades. Aquí te explicamos cómo facturar en el SAT paso a paso, desde los requisitos hasta el envío de tu factura al cliente.

¿Qué necesitas para facturar en el SAT?

Antes de entrar al sistema, ten a la mano estos datos y documentos:

• RFC con homoclave: es tu Registro Federal de Contribuyentes. Si no lo tienes o no lo recuerdas, puedes consultarlo en sat.gob.mx.
• Contraseña o e.firma: para personas físicas que facturan poco, la contraseña del SAT suele ser suficiente. La e.firma se usa principalmente para trámites más avanzados o cuando el SAT lo requiere. Si aún no tienes ninguna, revisa los requisitos en el portal del SAT.
• Datos de tu actividad: tu régimen fiscal y tu código postal de emisor. Esta información la puedes obtener de tu constancia de situación fiscal.
• Datos del cliente: RFC, nombre o razón social, código postal, régimen fiscal y uso del CFDI. Sin estos datos no puedes completar el comprobante.

Además, necesitas una conexión a internet y un navegador actualizado. El servicio gratuito del SAT funciona directamente en el navegador, sin instalar nada.

Datos del receptor que debes validar

El error más común al facturar no es en el sistema, sino en los datos del cliente. Cada dato que capturas debe coincidir exactamente con la información que el SAT tiene registrada. Esto es lo que debes pedir a quien te compra:

• RFC del receptor: debe incluir la homoclave completa. Un solo carácter mal capturado invalida el CFDI.
• Nombre o razón social: tal como aparece en la constancia de situación fiscal, sin apodos ni abreviaturas.
• Código postal: el código postal que el cliente tiene registrado ante el SAT. No es el código postal de envío, sino el fiscal.
• Régimen fiscal del receptor: por ejemplo, sueldo y salarios, actividades empresariales o persona física con actividades profesionales.
• Uso del CFDI: la clave que indica para qué usará el comprobante el receptor, como G03 (gastos en general) o I04 (deducción de inversiones).

Si tu cliente no está seguro de sus datos, la forma más confiable es pedirle una copia de su constancia de situación fiscal. Puedes orientarlo con nuestra guía sobre la constancia de situación fiscal.

Paso a paso para facturar en el servicio gratuito del SAT

El sistema del SAT cambia de aspecto de vez en cuando, pero el flujo actual es parecido a este:

1. Entra al portal del SAT. Ve a sat.gob.mx y busca el apartado de Factura electrónica o el servicio llamado “Genera tu factura”.
2. Inicia sesión. Escribe tu RFC y tu contraseña. Si usas e.firma, necesitas tener instalado el driver y el certificado vigente en el navegador.
3. Selecciona la opción para emitir un CFDI. La interfaz muestra un botón o pestaña para “Generar” o “Emitir” factura.
4. Elige el tipo de comprobante. Para la mayoría de casos es “Ingreso”.
5. Captura los datos del emisor. El sistema los precarga con tu RFC y tus datos fiscales, así que verifica que estén actualizados.
6. Captura los datos del receptor. Escribe el RFC, nombre, código postal, régimen fiscal y uso del CFDI que te proporcionó el cliente.
7. Agrega los conceptos. Describe el producto o servicio, su cantidad, la unidad de medida y el precio.
8. Revisa los totales. El sistema calcula el IVA y otros impuestos según la información que capturaste.
9. Valida los datos. Antes de guardar, el SAT verifica que el RFC y la información del receptor sean correctos. Si aparece un error, corrígelo antes de continuar.
10. Genera el CFDI. Al confirmar, el sistema crea tu factura y te permite descargar los archivos XML y PDF.

Todo este proceso se hace en línea y no tiene ningún costo. El servicio gratuito del SAT está pensado para los contribuyentes que emiten pocos comprobantes, así que no necesitas un software de pago.

Cómo guardar el XML y el PDF de tu factura

Al generar tu factura obtienes dos archivos: el XML y el PDF. El XML es el comprobante fiscal válido; el PDF es solo una representación visual para imprimir o enviar por correo.

Guarda siempre el XML, porque es el archivo que necesitas para contabilidad, para tus declaraciones y para cualquier aclaración ante el SAT. El PDF es útil para la persona que recibe la factura, pero sin el XML no tiene validez contable.

Te recomendamos crear una carpeta en tu computadora o en tu correo con el nombre del año y del mes, y guardar ahí cada factura. También puedes usar el visor de facturas CFDI para consultar y descargar tus comprobantes cuando los necesites.

Errores frecuentes al validar los datos del receptor

El sistema del SAT está conectado con el padrón de contribuyentes, así que valida los datos en tiempo real. Estos son los fallos más comunes y cómo evitarlos:

• RFC con homoclave incorrecta: ocurre cuando el cliente te da un RFC sin completar o con errores. Pídele que revise su constancia de situación fiscal.
• Nombre que no coincide con el RFC: el SAT compara el nombre con el RFC. Si la persona está registrada como “María de los Ángeles García” y tú escribes “Maria Garcia”, el sistema rechaza la factura.
• Código postal equivocado: el código postal debe ser el que el receptor tiene registrado ante el SAT, no el de una sucursal ni el de envío.
• Régimen fiscal del receptor incorrecto: si marcas “Persona física con actividades empresariales” cuando el cliente es “Sueldos y salarios”, el SAT lo detecta y te pide corregirlo.
• Uso del CFDI no válido: cada tipo de receptor tiene claves válidas de uso. Por ejemplo, para gastos personales se usa G03, pero no todos los regímenes pueden usarla. Si dudas, pregúntale a tu cliente.

Cuando el portal del SAT te marque un error, no intentes “forzar” el RFC usando uno genérico. Lo correcto es pedir los datos actualizados al cliente, preferiblemente con su constancia de situación fiscal.

Cómo enviar la factura a tu cliente

El SAT te permite generar el CFDI, pero la entrega del comprobante es tu responsabilidad como emisor. Una vez que descargaste el XML y el PDF, estos son los métodos más comunes para hacer llegar la factura:

• Por correo electrónico: adjunta el XML y el PDF, y envía ambos archivos. No envíes solo el PDF, porque el cliente necesita el XML para registrarlo en su contabilidad.
• Por un enlace de descarga: si el archivo es muy pesado o el correo tiene límites, puedes subir el XML a un servicio de almacenamiento y compartir el enlace.
• Por mensajería o WhatsApp: útil para clientes informales, pero asegúrate de que el archivo llegue completo y sin modificar.

Después de enviarla, confirma que el cliente pudo abrir los archivos. Si tu cliente te dice que la factura no se abre o que el XML está dañado, vuelve a descargarla desde el portal del SAT y envíala de nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Es gratis facturar en el portal del SAT?

Sí. El servicio de facturación que ofrece el SAT en sat.gob.mx es gratuito para los contribuyentes. No tienes que pagar por generar CFDI desde ese portal. Los servicios de pago son opcionales y suelen usarse cuando se necesitan herramientas extra como facturación masiva o administración de inventarios.

¿Necesito e.firma para facturar como persona física?

No necesariamente. Si emites pocas facturas, puedes usar el portal del SAT con tu RFC y tu contraseña. La e.firma solo es obligatoria para ciertos trámites o para acceder a servicios específicos del SAT. Verifica en sat.gob.mx qué tipo de acceso corresponde a tu situación.

¿Qué hago si mi factura tiene un error?

Si ya emitiste la factura y detectas un error en los datos, no puedes editarla. La solución es cancelar el CFDI y generar uno nuevo con la información correcta. Para hacerlo paso a paso, consulta nuestra guía sobre cómo cancelar una factura.

¿Cuánto tiempo tengo para facturar?

El SAT establece plazos para emitir facturas según el tipo de operación. Esos plazos pueden cambiar, así que lo más seguro es revisar la información vigente directamente en sat.gob.mx.

¿Dónde puedo consultar mis facturas emitidas?

El portal del SAT te permite consultar tus facturas emitidas en línea. También puedes usar el visor de facturas CFDI para revisarlas y descargarlas en cualquier momento.

¿Qué es el CFDI 4.0?

El CFDI 4.0 es la versión actual del comprobante fiscal que usa el SAT en México. Entre sus cambios principales están la obligación de capturar el código postal del receptor y su régimen fiscal, y el uso de catálogos más estrictos. El servicio gratuito del SAT ya utiliza esta versión.